Olitpa sitten palveluliiketoimintaa harjoittavan konsultti- tai ohjelmistoyrityksen johtaja, käyttöaste on kriittinen suorituskyvyn mittari. Siksi perusasioiden ymmärtäminen on tärkeää.
Miksi se on tärkeä?
Korkea käyttöaste lisää yrityksen laskutusta, nostaa tuloja ja kasvattaa voittoja. Siten se on asiantuntijayrityksen taloudellisen menestymisen kriittinen mittari. Erityisesti asiantuntijayritykset, jotka harjoittavat palveluliiketoimintaa tulisi mitata ja tavoitella korkeaa käyttöastetta, koska he myyvät ensisijaisesti työntekijöidensä aikaa (laskutettavat tunnit). Tosin tätä yhtälöä vaikeuttaa laskuttamaton työ, kuten hallinto- ja kehitystehtäviä tekevät työntekijät.
Mitä se tarkoittaa?
Yksinkertaisesti, käyttöasteella mitataan työaikaa, jonka työntekijä käyttää tuottavaan työskentelyyn. Normaalisti se ilmoitetaan prosentteina.
Käyttöastetta voidaan mitata useammalla tavalla. Monet palveluyritykset valitsevat vain yhden ja myös sen yksinkertaisemman tavan. Toisaalta parhaiten menestyvät yritykset ottavat huomioon monia käyttöasteeseen vaikuttavia tekijöitä ja mittaroivat useammalla kuin yhdellä tavalla.
Valittu käyttöasteen mittari tulisi olla niin yksinkertainen, että kaikki ymmärtävät sen. Sitä tulisi käyttää johdonmukaisesti läpi koko organisaation. Kun nämä tekijät toteutuvat, sen avulla saadaan realistinen kuva työntekijöiden käyttöasteesta ja koko yrityksen suorituskyvystä.
1. Laskutusaste
Laskutusaste on yleinen ja toimiva tehokkuusmittari. Se mittaa työaikaa, jonka työntekijä käyttää laskutettavaan asiakastyöhön (esim. projektit, asiantuntija- ja tukipalvelut). Tämä mittari ei ota huomioon laskuttamatonta työtä, kuten yrityksen hallinnollisia tehtäviä ja myynti- ja kehitystöitä.
2. Resurssien käyttöaste
Tämä mittaustapa laskee kuinka suuri osa yrityksen tuloista saavutettiin projektin tai ajanjakson aikana. Toteutuneen käyttöasteen mittaamisen tavoitteena on selvittää, kuinka paljon aikaa työntekijä käytti laskutettavaan työhön ja kuinka paljon hän varsinaisesti laskutti asiakasta. Tässä ei oteta huomioon yrityksen sisäisiä projekteja ja liiketoiminnan kehittämistyötä.
3. Toteutunut käyttöaste
Tämä mittaustapa laskee kuinka suuri osa yrityksen tuloista saavutettiin projektin tai ajanjakson aikana. Toteutuneen käyttöasteen mittaamisen tavoitteena on selvittää, kuinka paljon aikaa työntekijä käytti laskutettavaan työhön ja kuinka paljon hän varsinaisesti laskutti asiakasta. Toteutuneen käyttöasteen mittari ei ota huomioon yrityksen sisäisiä projekteja ja liiketoiminnan kehittämistyötä.
Haasteet
Käyttöasteen laskeminen on kaikin puolin haasteellista, mikäli käytössä ei ole integroitua kokonaisratkaisua. Pelkästään laskutettavan työn mittaaminen asettaa suuria haasteita hallinto- ja kehitystehtäviä suorittaville työntekijöille. Tämä johtuu siitä, että he eivät tee laskutettavaa työtä. Suunnittele siis tulospalkkioiden ja toimenkuvien muutoksiin vaikuttavat päätökset huolellisesti, jotta myös hallinto- ja kehitystehtäviä suorittavien työntekijöiden työpanos otetaan aidosti huomioon.
Lopuksi
Korkea käyttöaste tarkoittaa palveluliiketoiminnan yrityksille kannattavaa liiketoimintaa ja taloudellista menestystä. Yritysten olisi hyvä ymmärtää, että käyttöasteen mittaamisen avulla he saavat tarkemman kokonaiskuvan liiketoiminnastaan. Mieti huolella, mitkä mittarit auttavat sinua liiketoiminnan johtamisessa. Yksi asia on kuitenkin varma, valitun mittarin tulisi olla riittävän yksinkertainen ja sitä tulisi käyttää johdonmukaisesti kaikkiin työntekijöihin. Lopuksi on hyvä muistaa, että yritys voi tehdä parempaa tulosta jo pelkästään tehostamalla tuntien kirjausta ja niiden seurantaa.
Lue lisää: Miten lasken palveluliiketoiminnan yrityksen käyttöasteen?
PlanMill lyhyesti
Kotimainen PlanMill Oy tuottaa yrityksellesi käyttäjäystävällisiä selainpohjaisia palveluliiketoiminnan ohjelmistoratkaisuja pilvi- ja On-Premise -pohjaisina. PlanMillin CRM-, PROJECT- ja ERP-ratkaisukokonaisuudet auttavat sinua tehostamaan asiakkuuksien, projektien, tuntien, kulujen, HR:n ja talouden kokonaishallintaa sekä parantamaan asiakasyritysten tuottavuutta ja kannattavuutta.
Kuva: Vector Vectors by Vecteezy
