Käyttöaste antaa hyödyllistä tietoa yrityksesi tehokkuudesta ja tuottavuudesta. Sen avulla voit myös parantaa yrityksesi kannattavuutta ja tehdä parempia henkilöstöpäätöksiä.
Käydään ensin läpi käyttöasteen peruskäsitettä ja laskemisen tapaa.
Käytettävissä oleva työaika
Tämä tarkoittaa yksinkertaisesti normaalia työaikaa, joka ovat käytettävissä ennen vuosilomia tai muita poissaoloja.
Mutta mitä lukuja käyttöasteen laskemisessa käytetään? Tästä aiheesta mm. asiantuntijat ovat käyneet paljon keskustelua. Usein laskennan pohjana käytetään kulloinkin voimassa olevan työaikalain mukaisia määrityksiä. Suomessa esimerkiksi työntekijän kokonaistyöaika vuositasolla voi työaikalain perusteella olla laskennallisesti enimmillään noin 2 300 tuntia (48 työtuntia x työviikkojen lukumäärä).
Muista siis tarkistaa onko yrityksessänne käytössä työehtosopimus vai ei, kun lasket kokonaistyöaikaa. Eri toimialoilla on sovittu keskimääräistä työaikaa koskevista työehtosopimusmääräyksistä.
Tässä yleisesti käytetty laskentakaava:
Käyttöaste = Työhön käytetty aika / käytettävissä oleva työaika
Monet asiantuntijayritykset valitsevat yksinkertaisemman laskentatavan, joka mittaa vain laskutettavaa työtä. Toisaalta parhaiten menestyvät yritykset ottavat usein huomioon myös muut käyttöasteeseen vaikuttavat tekijät, kuten laskuttamattoman työn. Siten he voivat tarvittaessa käyttää useita käyttöasteen laskutustapoja.
Yleisesti ottaen käyttöastetta voidaan mitata kolmella tavalla. Alla siitä lisää.
1. Laskutusaste
Laskutusaste mittaa työaikaa, jonka työntekijä käyttää esim. laskutettaviin projekteihin, jatkuviin palveluihin ja asiakas- ja tukipalveluihin. Tämä käyttöasteen mittari ei ota huomioon laskuttamatonta työtä, kuten yrityksen hallinnollisia tehtäviä tai kehitystöitä. Laskutusasteesta saatava tieto on tärkeä johdolle, joka seuraa laskutettavaa työtä.
Tässä kaava:
Laskutusaste = Laskutettavat tunnit / käytettävissä olevat tunnit x 100 %
Katsotaanpa asiaa tarkemmin.
Laskutettavat tunnit / tiettyyn ajanjaksoon tallennettujen tuntien määrä
Esimerkiksi, työntekijä kirjaa 40 työtuntia viikossa, josta vain 30 tuntia on laskutettavaa työtä. Siten käyttöaste on 30/40 = 75 %.
Laskutettavat tunnit / kiinteät tuntimäärät viikossa
Esimerkiksi, työntekijä kirjaa laskutettavaa aikaa 32 tuntia, kun viikkotyöaika on 40 tuntia. Käyttöaste on tällöin 32/40 = 80 %.
Laskutusastetta mitattaessa tulisi huomioida, että siinä ei yleensä ei ota huomioon vuosilomia ja sairauspoissaoloja.
2. Resurssien käyttöaste
Resurssien käyttöaste laskee kuinka resurssit on jaettu projektien, jatkuvien palveluiden ja eri tehtävien kesken. Siten se laskee resurssien osuuden sekä asiakastyölle että yrityksen sisäiselle työlle. Se mittaa myös läsnäoloa työpaikalla ja sitä kuinka tehokkaasti työajan siirto laskutettavan ja laskuttamattoman työn välillä tapahtuu. Tästä mittaustavasta saatava tieto on erityisen hyödyllistä johdolle ja HR-asiantuntijoille.
Tässä kaava selventämään asiaa:
Resurssien käyttöaste: Työtunnit / käytettävissä olevat tunnit x 100 %
Esimerkiksi, työntekijälle on suunniteltu 32 tuntia laskutettavaa asiakastyötä, kun viikkotyöaika on 40 tuntia. Käyttöaste on tällöin 80 %.
3. Toteutunut käyttöaste
Toteutuneen käyttöasteen mittaamisen tavoitteena on selvittää, kuinka paljon aikaa työntekijä käytti laskutettavaan työhön ja kuinka paljon hän varsinaisesti laskutti asiakasta. Laskuttamatonta työtä ei oteta huomioon. Tästä laskutavasta saatu tieto on hyödyllinen erityisesti johdolle, koska se mittaa laskutettavan työn tehokkuutta.
Ja se kaava:
Toteutunut käyttöaste = Laskutetut tunnit / laskutettavat tunnit x 100 %
Esimerkiksi, työntekijän päivittäinen työaika on 8 tuntia, josta hän on tehnyt laskutettavaa työtä 6 tuntia. Toteutuneeksi käyttöasteeksi muodostuu tällöin 75 %:a.
Yhdenmukaisuus ja yksinkertaisuus
Minkä tahansa mittarin valitsetkin, on tärkeää, että sitä sovelletaan johdonmukaisesti kaikkiin työntekijöihiin. Käyttöasteen laskentamenetelmän tulisi myös olla riittävän yksinkertainen, jotta kaikki ymmärtäisivät sen.
Mikä on siis hyvä käyttöaste?
Jokaisen asiantuntija- ja palveluliiketoimintaa harjoittavan yrityksen tulisi pyrkiä vähintään 65-85 %:n kokonaiskäyttöasteeseen. Jäljellä oleva aika voidaan käyttää sitten laskuttamattomiin työtehtäviin, kuten liiketoiminnan kehittämiseen, koulutukseen, hallinnollisiin- ja ammatillisiin tehtäviin ja lomiin.
On luonnollista, että palveluliiketoiminnan yritykset tavoittelevat mahdollisimman korkeaa käyttöastetta. Toisaalta liian korkean käyttöasteen tavoittelu voi johtaa myös mahdollisiin ongelmiin. Menestyvän yrityksen on siis hyvä löytää järkevä tasapaino sekä liiketoiminnan tuottavuuden että työntekijän hyvinvoinnin osalta.
Lopuksi
Käyttöasteella mitataan työaikaa, jonka työntekijä käyttää tuottavaan työskentelyyn. Monet palveluliiketoiminnan yritykset käyttävät sen yksinkertaisinta muotoa, eli mittaavat vain laskutettavaa työtä. Toisaalta parhaiten menestyvät yritykset ottavat huomioon myös laskuttamattoman työn ja muut käyttöasteeseen vaikuttavat tekijät. Yksi asia on kuitenkin varma, mittarin tulisi olla sen verran yksinkertainen, että kaikki ymmärtävät sen toimintatavan. Sitä tulisi käyttää myös johdonmukaisesti läpi koko organisaation.
Sinua voi kiinnostaa myös tämä artikkeli: Mikä on PSA?
PlanMill lyhyesti
Kotimainen PlanMill Oy tuottaa yrityksellesi käyttäjäystävällisiä selainpohjaisia palveluliiketoiminnan ohjelmistoratkaisuja pilvi- ja On-Premise -pohjaisina. PlanMillin CRM-, PROJECT- ja ERP-ratkaisukokonaisuudet auttavat sinua tehostamaan asiakkuuksien, projektien, tuntien, kulujen, HR:n ja talouden kokonaishallintaa sekä parantamaan asiakasyritysten tuottavuutta ja kannattavuutta.
Kuva: Business Vectors by Vecteezy
