Kuinka hallinnoin vuosilomia ja sairauspoissaoloja tehokkaasti?

Yrityksillä on useita tapoja kirjata ja hallinnoida loma- ja sairauspoissaoloja. Jotkut kirjaavat paperille, toiset käyttävät taulukkolaskentaohjelmia ja toisilla on ohjelmisto sitä varten.

Mutta mikä olisi tehokkain tapa hallinnoida niitä?

1. Luovu papereista ja taulukkolaskentaohjelmista

Ensinnäkin hylkää taulukkolaskentaohjelmat, koska esim. Exceliä ei ole suunniteltu lomien ja sairauspoissaolojen keskitettyä hallinnointia varten. Siten sen suurimpia ongelmia ovat mm. käyttäjien tekemät virheet, jotka johtavat ylimääräisiin tarkistuksiin ja korjauksiin. Ja mikä pahinta, se ei myöskään integroidu muihiin järjestelmiin, joiden avulla voi hallinnoida myös muuta liiketoimintaa.

2. Hanki lomien ja poissaolojen hallinta pilvipalveluna

Jos haluat tehokkaan ratkaisun, niin hanki nopeasti käyttöönotettava selainpohjainen ohjelmisto pilvipalveluna. Sen avulla voit hallinnoida poissaoloja, vuosilomia ja sairauspoissaoloja ajasta sekä paikasta riippumatta. Riittää, että sinulla on selain älypuhelimessa, tabletissa tai tietokoneella. Kun ratkaisu on vielä integroitu, niin se varmistaa, että kaikki vaiheet työnkulussa anomuksesta hyväksyntään hoituu nopeasti ja virheettömästi.

3. Voit hallinnoida myös muita poissaoloja

Varmista, että valitsemasi ohjelmiston avulla voit hallinnoida vuosilomien ja sairauspoissaolojen lisäksi myös muita poissaoloja. Näitä ovat saldo-, äitiys-, isyys- ja hoitovapaat, palkalliset ja palkattomat vapaat. Lisäksi on hyvä varmistaa ohjelmisto on yhteensopiva mm. työajanhallinta- ja tuntikirjausjärjestelmän kanssa, mikäli harjoitat palvelu- ja projektiliiketoimintaa.

4. Helppokäyttöisyys

Kirjaamis- ja hyväksymisprosessi tulisi olla myös mahdollisimman helppokäyttöinen sekä työntekijälle että esimiehelle. Varmista, että työntekijät voivat itse tarkastella omia lomiaan, ja että ohjelmisto huomioi automaattisesti käytössä olevat vuosilomapäivät. Käyttäjäystävällinen ohjelmisto varmistaa myös sen, että se voidaan ottaa käyttöön kustannustehokkaasti ilman erillistä koulutusta.

5. Raportit

Hyvä ohjelmisto tarjoaa myös kattavat raportit ja mittarit, joita mm. johto ja HR-asiantuntijat voivat käyttää vuosilomien ja sairauspoissaolojen seurantaan sekä analysointiin. Reaaliaikainen ja keskitetty sairauspoissaolojen raportointi auttaa työnantajaa tehostamaan mm. työkyvyn hallintaa ja varhaista tukea sekä työterveyshuoltoon liittyvien Kela korvausten hakemista.

Lopuksi

Kun hankit tehokkaan loma- ja -sairauspoissaolojen ohjelmiston, niin se vähentää virheitä, säästää esimiesten ja työntekijöiden aikaa ja tehostaa HR-prosesseja. Ja mikä parasta, se säästää kokonaiskustannuksia ja vapauttaa resursseja muuhun liiketoimintaan.

Suosittelemme laajasti käytössä olevaa reaaliaikaista ja selainpohjaista PlanMill Absence -pilviohjelmistoa. Se on kustannustehokas, nopeasti käyttöönotettava sekä käytettävissä ajasta ja paikasta riippumatta.

—–

PlanMill Oy

Kotimainen PlanMill Oy tuottaa käyttäjäystävällisiä selainpohjaisia palveluliiketoiminnan ohjelmistoratkaisuja pilvi- ja On-Premise -pohjaisina. PlanMillin CRM-, PROJECT– ja ERP-ratkaisukokonaisuudet auttavat tehostamaan asiakkuuksien, projektien, HR:n ja talouden kokonaishallintaa sekä parantamaan asiakasyritysten tuottavuutta ja kannattavuutta.