Etsitkö palveluliiketoiminnan yrityksellesi sopivaa työajanseurannan ohjelmaa? Markkinoilla on tarjolla niin laaja valikoima työajan seuraamiseen tarkoitettuja järjestelmiä, että parhaimman ohjelman löytäminen voi olla haastavaa.
Kysy ensin itseltäsi näitä seikkoja, kun työajanseurannan ohjelma on hankintalistallasi:
1. Voinko kirjata laskutettavia ja laskuttamattomia tunteja?
Kyllä. Tämä on yksi tärkeimmistä seikoista, joka työajanseuranta- ja tuntiraportointiohjelmasta tulisi löytyä. Riippumatta siitä, oletko freelancer tai työntekijä, sinun on syytä kirjata sekä laskutettavat että laskuttamattomat työtunnit. Laskutettavat tuntikirjaukset ovat luonnollisesti välttämättömiä laskutuksen kannalta. Laskuttamattomien tuntien kirjaaminen taas auttaa seuraamaan mm. yleistä työn tuottavuutta ja tehokkuutta.
2. Auttaako se asiakaslaskutuksen hoitamista?
On tärkeää, että kaikki asiakkaille tuotetut asiantuntijapalvelut pystytään laskuttamaan tehokkaasti ja nopeasti. Mikäli et kirjaa käyttämääsi aikaa, et voi myöskään laskuttaa asiakasta. Tämä tarkoittaa normaalisti sitä, että yrityksesi menettää liikevaihtoa, joka puolestaan heikentää kannattavuutta. Palveluliiketoimintaan suunnitellun järjestelmän avulla laskutat asiakkaita mm. aikaveloitteiset ja kiinteähintaiset asiantuntijapalvelut. Mikä parasta, järjestelmä eliminoi turhat ja aikaa vievät manuaaliset työvaiheet, jolloin tieto siirtyy laskutukseen automaattisesti ja tehokkaasti.
3. Entä ne liukumat ja ylityöt?
Kaikki työtunnit ja ylityöt tulisi kirjata työaikalain edellyttämällä tavalla. On hyvä muistaa, että työajanseuranta on työnantajan lakisääteinen velvollisuus sekä se, että työntekijällä on pyynnöstä oikeus saada itseään koskevat työaikakirjanpidon tiedot. Jos työaikasi on järjestetty liukuvaksi, huolehdi, että noudatat siinä sovittuja saldokertymien enimmäismääriä. Mikäli työntekijät eivät kirjaa ylitöitään, saattaa yrityksesi pahimmillaan rikkoa mm. työaikalakia. Lisäksi muista varmistaa, että järjestelmä on tietoturvallinen ja täyttää GDPR:n asettamat vaatimukset.
4. Voiko sitä skaalata ja integroida muihin järjestelmiin?
Valitun ratkaisun tulisi pystyä skaalautumaan ja kehittymään yrityksesi mukana. Siinä tulisi myös olla valmiina integraatioita, joiden avulla liitytään saumamattomasti muihin yritysjärjestelmiin. Järkevintä olisikin kerralla hankkia kattava palveluliiketoiminnan toiminnanohjausjärjestelmä, joka hallinnoi myös asiakkuuksia, tilauksia, projekteja, aikatauluja, kuluja, taloutta ja analytiikkaa. Hyvänä esimerkkinä tästä on PlanMill ERP.
5. Saanko sen avulla kokonaiskuvan yrityksen tehokkuudesta?
Johto- ja päällikkötason työntekijänä haluat varmasti saada vastauksia ydinkysymyksiin. Esimerkiksi, mitkä asiakkaat ja hankkeet ovat kaikkein kannattavampia? Ohjelma auttaa sinua tarkastelemaan laskutettavan ja ei-laskutettavan työn ajankäyttöä sekä varmistamaan sen, että kaikki asiantuntijapalvelut saadaan laskutettua. Näiden tietojen avulla saat nopean kokonaiskuvan koko yrityksesi tehokkuudesta ja tuottavuudesta.
6. Tulisiko se olla pilvipohjainen ja mobiili?
Ehdottomasti. Valitse ohjelmisto, joka on pilvipohjainen ja mobiili, koska silloin työntekijät voivat käyttää sitä missä ja milloin vaan. Tarvitaan vain internetyhteys, ja työnteko voi alkaa.
7. Onko sitä helppo oppia käyttämään?
Ohjelman käyttö tulisi olla helppoa ja ajan raportoiminen tulisi olla vaivaton lisäys työpäivään. Valitse siis käyttäjäystävällinen ja helppokäyttöinen työajanseurantaohjelma, niin et tarvitse tiimin jäsenten koulutusta.
Onko työajanseurannan ohjelma tai ERP-toiminnanohjausjärjestelmä hankinta ajankohtainen aihe yrityksellesi? Ota meihin yhteyttä, niin kerromme lisää.
Kotimainen PlanMill Oy tuottaa käyttäjäystävällisiä selainpohjaisia palveluliiketoiminnan ohjelmistoratkaisuja pilvi- ja On-Premise -pohjaisina. PlanMillin CRM-, PROJECT– ja ERP-ratkaisukokonaisuudet auttavat tehostamaan asiakkuuksien, projektien, HR:n ja talouden kokonaishallintaa sekä parantamaan asiakasyritysten tuottavuutta ja kannattavuutta.
Kuva: Calendar vector created by macrovector – www.freepik.com
