Työajanseuranta ja -kirjanpito on monelle asiantuntija- ja projektityötä tekevälle yritykselle haastava tehtävä.
Työajanseuranta on erityisen tärkeää niille yrityksille, joiden liiketoiminta perustuu ensisijaisesti asiantuntija- ja projektipalveluiden toimittamiseen. Tällöin jokaisella kirjatulla tunnilla on suora vaikutus yhtiön liikevaihtoon ja kannattavuuteen.
Työtunteja voidaan kirjata manuaalisesti tai sähköisesti. Manuaalinen ja perinteinen (paperille, Excel) työajanseuranta on kuitenkin hidasta, kallista ja altis virheille. Sitä vastoin sähköinen työajanseuranta, ja erityisesti selainpohjainen sellainen, vastaa työelämän vaatimuksiin ja liikkuvan työn tarpeisiin. Toisin sanoen, työaikaa voidaan seurata ajasta ja paikasta riippumatta.
Tässä on muita selainpohjaisen työajanseurannan hyötyjä:
Tehokas
Työajanseuranta tehostaa ja ja selkeyttää liiketoimintaprosesseja. Sen avulla voit seurata miten työntekijät käyttävät työaikaansa ja saavuttavat tavoitteensa. Tiedät täsmälleen kuinka paljon aikaa kuluu kuhunkin tehtävään ja onko projekti sovitussa aikataulussa. Seuranta paljastaa tehottomuudet, joihin voit reagoida nopeasti lisäämällä tai vähentämällä työvoimaa. Se siis säästää työaikaa ja vapauttaa sinut ja työntekijäsi keskittymään muihin yritykselle lisäarvoa tuottaviin tehtäviin, kuten liiketoimintojen kehittämiseen.
Kustannussäästö
Seurantajärjestelmän avulla säästät selvää rahaa, koska se tekee laskutettavista ja ei-laskutettavista työtunneista läpinäkyviä. Selkeät raportit paljastavat kannattamattomien projektien heikkoudet ja piilokustannukset. Pian huomaat, kuinka helppoa on pitää kustannukset alhaalla.
Optimoi asiakaslaskutuksen
Työajanseurannan avulla kirjatut tunnit ja muut tiedot siirtyvät automaattisesti ja suoraan laskutukseen. Kirjaaminen on erityisen tärkeää. Jos työntekijä ei kirjaa työaikaa, asiakasta ei voida myöskään laskuttaa. Tämän seurauksena yritys voi menettää liikevaihtoa. Tätähän kukaan yritys ei halua. On siis tärkeää, että asiakkaat laskutetaan ajallaan ja asianmukaisesti. Näin työajanseuranta optimoi asiakaslaskutuksen, koska se kertoo sinulle täsmälleen mitä työtä on tehty ja kuinka paljon.
Takaa ylityötuntien ja liukumien noudattamisen
Jos työntekijät eivät kirjaa tuntejaan säännöllisesti ja huolellisesti, voi se johtaa muihin ongelmiin yrityksen sisällä tai jopa oikeudellisiin toimiin. Joten on välttämätöntä, että työntekijäsi kirjaavat normaalien tuntien lisäksi myös ylityötunnit, poissaolot, joustot ja liukumat. Näin järjestelmä varmistaa, että palkka maksetaan ajallaan ja työajanseuranta on toteutettu työaikalakia noudattaen.
Antaa tarkat ennusteet ja vertailuarvot
Järjestelmään kerääntynyt historiatieto kullekin tehtävälle käytetystä ajasta auttavat yritystäsi arvioimaan tulevien tehtävien, projektien ja työtehtävien työmäärää. Näiden tietojen perusteella voit luoda parempia yhteenvetoja ja ennusteita.
Antaa kokonaiskuvan liiketoimintojen kannattavuudesta
Mitkä yksiköt, tiimit ja tekijät ovat kannattavampia? Vastaus tähän kysymykseen on tärkeää, mikäli olet esimies, päällikkö tai johtaja organisaatiossa. Ajanmukaisten ja luotettavien seurantaraporttien avulla saat vastauksen kysymykseesi, sillä voit vertailla liiketoimintayksiköiden välistä tuottavuutta.
Johtopäätös?
Reaaliaikainen työajanseurantajärjestelmä parantaa kokonaiskuvaa työajasta ja liiketoiminnoista. Sen avulla voit lisätä yrityksesi tuottavuutta ja tehokkuutta. Ja mikä parasta, se paljastaa mm. projektien ja tekijöiden kustannukset sekä kannattavuuden, jotka muuten jäisivät piiloon.
Sopivimman työajanseurantaohjelman valitseminen on hyvin tärkeää. Suosittelemme selainpohjaista, esim. PlanMillin PROJECT tai ERP-järjestelmää. Sen ansiosta tiimisi voi kirjata työaikaa missä ja milloin tahansa. Tarvitset vain internet-yhteyden, ja työnteko voi alkaa.
Sinua voi kiinnostaa myös tämä artikkeli: Oletko hankkimassa työajanseurantaohjelmaa?
—–
PlanMill Oy tuottaa web-pohjaisia CRM-, PROJECT- ja ERP Cloud -ohjelmistoratkaisuja, jotka ovat suunniteltu palveluliiketoiminnalle. Virtaviivaistamamme organisaation liiketoimintaprosesseja, parannamme asiakkaidemme, henkilöstön, projektien, työajan, kulujen ja talouden hallintaa.
