Lomien ja poissaolojen hallinnointi on usein aikaa vievää puuhaa riippumatta siitä, onko kyseessä pieni tai iso yritys. Ratkaisuna tähän on lomien- ja poissaolotietojen hallintaan suunniteltu selainpohjainen ohjelmisto, joka parantaa yrityksen tehokkuutta ja tuottavuutta.
Sähköinen lomien ja poissaolojen hallinnointi tehostaa työnkulkua. Se poistaa tarpeettoman paperityön ja vähentää huomattavasti esimiesten ja henkilöstöhallinnon poissaolojen selvittämiseen käyttämiä tunteja. Siten se siis säästää aikaa ja samalla mahdollistaa mm. henkilöstöresursseihin liittyvän nopean päätöksenteon.
Yrityksillä on useita tapoja kirjata ja hallinnoida loma- ja sairauspoissaoloja ja muita poissaoloja. Jotkut kirjaavat paperille, toiset käyttävät taulukkolaskentaohjelmia ja toisilla on ohjelmisto sitä varten.
Poissaolotyypit
Tyypillisesti poissaoloja syntyy, kun työntekijä pyytää työnantajaltaan palkallista tai palkatonta vapaata, jonka työnantaja hyväksyy (tai tarvittaessa hylkää). Syynä poissaolopyyntöön voi olla esim. vuosiloma, sairaus, palkaton poissaolo tai saldovapaa.
Ylimääräinen hässäkkä
Monissa yrityksissä lomat ja poissaolot hallinnoidaan manuaalisesti Excelin, sähköpostien tai jopa paperilomakkeiden avulla. Tällä tavalla kirjattu tieto ei ole kuitenkaan kaikkien saatavilla ja eikä myöskään läpinäkyvää. Näin hoidetut loma- ja poissaolokirjaukset aiheuttavat yleensä hämmennystä. Esimiehet ja henkilöstöhallinto saattavat olla ymmällään käytettävistä henkilöresursseista – kuka on tänään pois ja kuinka kauan? Työntekijät voivat puolestaan taas ihmetellä poissaolopyyntöjen tilaa – onko se hyväksytty vai ei? Eipä siis ihme, jos stressitaso nousee puolin ja toisin.
Joten kuinka vähentää tätä poissaoloihin liittyvää hässäkkää? Tässä on muutamia seikkoja, jotka kannattaa ottaa huomioon.
Tee prosessista sähköinen
Tärkein askel yrityksesi kannalta on tehdä prosessista sähköinen, jossa kaikkia keskeisiä poissaolotietoja voidaan hallita yhdessä paikassa ajasta ja paikasta riippumatta.
Luovu taulukkolaskentaohjelmasta
Ensinnäkin hylkää taulukkolaskentaohjelmat. Taulukkolaskentaohjelmat ovat kyllä erinomaisia työkaluja nopeaan analyysiin, mutta niitä ei ole suunniteltu yrityksen lomien- ja poissaolojen hallinnointia varten. Ja mikä pahinta, ne eivät myöskään integroidu muihiin järjestelmiin, joiden avulla voi hallinnoida myös muuta liiketoimintaa.
Esimerkiksi Excelin suurimpia ongelmia ovat sen käyttäjien aiheuttamat inhimilliset virheet. Ne johtavat yleensä ylimääräisiin tarkastuksiin ja korjauksiin, ja loppujen lopuksi sekaannuksiin. Jotta välttäisit tämän kaiken, suosittelemme luopumaan Excelistä ja vaihtamaan sen automatisoituun ohjelmaan.
Hanki loma- ja poissaolo-ohjelmisto
Kun valitset kustannustehokkaan ja nopeasti käyttöönotettavan selainpohjaisen loma- ja poissaolo-ohjelman, niin voit käyttää sitä ajasta ja paikasta riippumatta älypuhelimella, tabletilla tai tietokoneella. Integroitu kokonaisratkaisu varmistaa, että kaikki tarvittavat vaiheet työnkulussa suoritetaan oikein poissaolon luomisesta hyväksymiseen. Tarvittaessa ohjelma antaa myös muistutuksia, jos joitain vaiheita jää tekemättä.
Voit hallinnoida myös muita poissaoloja
Poissaolojen hallinnointiohjelmiston avulla voit hallinnoida vuosilomien ja sairauspoissaolojen lisäksi myös muita poissaoloja. Näitä ovat saldo-, äitiys-, isyys- ja hoitovapaat, palkalliset ja palkattomat vapaat. Lisäksi on hyvä varmistaa ohjelmisto on yhteensopiva mm. työajanhallinta- ja tuntikirjausjärjestelmän kanssa, mikäli harjoitat palvelu- ja projektiliiketoimintaa.
Käyttö on helppoa
Ratkaisu helpottaa huomattavasti lomien ja poissaolojen suunnittelua sekä hallinnointia. Työntekijä näkee mm. jäljellä olevan lomapäivät ja käytettävissä olevan saldoajan sekä yhteisen kalenterin, jonka avulla oman kalenterin suunnittelu on vaivatonta.
Kun valitset yrityksellesi tehokasta ohjelmaa, niin kirjaamis- ja hyväksymisprosessi tulisi olla mahdollisimman helppokäyttöinen sekä työntekijälle että esimiehelle. Varmista, että työntekijät voivat itse tarkastella omia lomiaan, ja että ohjelmisto huomioi automaattisesti käytössä olevat vuosilomapäivät. Käyttäjäystävällinen ohjelmisto varmistaa myös sen, että se voidaan ottaa käyttöön kustannustehokkaasti ilman erillistä koulutusta.
Kun poissaolopyyntö on lähetetty, saa esimies siitä ilmoituksen välittömästi. Luonnollisesti työntekijät haluavat tietää mahdollisimman nopeasti onko heidän pyyntönsä hyväksytty vai hylätty, jotta he voivat jatkaa aikataulujen suunnittelua.
Vapauttaa aikaa muuhun liiketoimintaan
Sähköinen ratkaisu nopeuttaa ja selkeyttää lomien ja poissaolojen hallinnointiprosessia, koska se lyhentää sitä useista päivistä muutamaan minuuttiin. Tämä vähentää myös edestakaisin sopivia päivämääriä koskevia sähköpostiviestejä. Samalla se antaa johdolle lisäaikaa keskittyä liiketoiminnan kasvuun ja kehittämiseen. Tähän auttavat myös kattavat raportit ja indikaattorit, joita voidaan käyttää pohjana liiketoiminnan ennusteille ja vertailuarvoille. Näitä tietoja mm. johto ja HR-asiantuntijat voivat käyttää vuosilomien ja sairauspoissaolojen seurantaan sekä analysointiin. Reaaliaikainen ja keskitetty sairauspoissaolojen raportointi auttaa työnantajaa tehostamaan mm. työkyvyn hallintaa ja varhaista tukea sekä työterveyshuoltoon liittyvien Kela korvausten hakemista.
Lopuksi
Selainpohjainen lomien ja poissaolojen hallinnointi eliminoi kalliit ja tarpeettomat paperityöt, vähentää virheitä sekä säästää kustannuksia että aikaa. Ratkaisu parantaa mm. työntekijöiden työtyytyväisyyttä sekä vapauttaa yrityksen voimavaroja tuottamaan entistäkin parempaa palvelua asiakkailleen.
Joten, vältä resurssiongelmat ja vähennä esimiesten ja henkilöstöhallinnon työmäärää hankkimalla sähköinen loma- ja poissaolo-ohjelmisto. Pidä kuitenkin mielessä, että valitsemasi ratkaisu on tärkeä yrityksesi liiketoiminnalle. Suosittelemme laajasti käytössä olevaa selainpohjaista PlanMill Absence -ohjelmistoa, joka on kustannustehokas, nopeasti käyttöönotettava sekä käytettävissä ajasta ja paikasta riippumatta.
PlanMill Oy
Kotimainen PlanMill Oy tuottaa käyttäjäystävällisiä selainpohjaisia palveluliiketoiminnan ohjelmistoratkaisuja pilvi- ja On-Premise -pohjaisina. PlanMillin CRM-, PROJECT– ja ERP-ratkaisukokonaisuudet auttavat tehostamaan asiakkuuksien, projektien, HR:n ja talouden kokonaishallintaa sekä parantamaan asiakasyritysten tuottavuutta ja kannattavuutta.
Kuva: Background vector created by rawpixel.com – www.freepik.com
