Voiko lomia ja poissaoloja hallinnoida helposti ja tehokkaasti?

Lomien ja poissaolojen hallinnoiminen on usein aikaa vievää puuhaa riippumatta siitä, onko kyseessä pieni tai iso yritys. Tapoja on useita. Jotkut kirjaavat paperille, toiset käyttävät taulukkolaskentaohjelmia ja toisilla on ohjelmisto sitä varten.

Poissaolotyypit

Tyypillisesti poissaoloja syntyy, kun työntekijä pyytää työnantajaltaan palkallista tai palkatonta vapaata, jonka työnantaja hyväksyy (tai tarvittaessa hylkää). Syynä poissaolopyyntöön voi olla esim. vuosiloma, sairaus, palkaton poissaolo tai saldovapaa.

Ylimääräinen hässäkkä

Monissa yrityksissä lomat ja poissaolot hallinnoidaan manuaalisesti Excelin, sähköpostien tai jopa paperilomakkeiden avulla. Tällä tavalla kirjattu tieto ei ole kaikkien saatavilla ja eikä myöskään läpinäkyvää. Näin hoidetut loma- ja poissaolokirjaukset aiheuttavat yleensä hämmennystä. Esimiehet ja henkilöstöhallinto saattavat olla ymmällään käytettävistä henkilöresursseista – kuka on tänään pois ja kuinka kauan? Työntekijät voivat puolestaan taas ihmetellä poissaolopyyntöjen tilaa – onko se hyväksytty vai ei? Eipä siis ihme, jos stressitaso nousee puolin ja toisin.

Joten kuinka vähentää tätä poissaoloihin liittyvää hässäkkää? Tässä on muutamia seikkoja, jotka kannattaa ottaa huomioon.

Mutta mikä olisi tehokkain tapa hallinnoida niitä?

1. Luovu papereista ja taulukkolaskentaohjelmista

Ensinnäkin hylkää taulukkolaskentaohjelmat, koska esim. Exceliä ei ole suunniteltu lomien ja sairauspoissaolojen keskitettyä hallinnointia varten. Sen suurimpia ongelmia ovat mm. käyttäjien tekemät virheet, jotka johtavat ylimääräisiin tarkistuksiin ja korjauksiin. Ja mikä pahinta, se ei myöskään integroidu muihiin järjestelmiin, joiden avulla voi hallinnoida myös muuta liiketoimintaa.

2. Tee prosessista sähköinen

Tärkein askel yrityksesi kannalta on tehdä prosessista sähköinen, jossa kaikkia keskeisiä poissaolotietoja voidaan hallita yhdessä paikassa ajasta ja paikasta riippumatta.
Sähköinen vuosiloma- ja poissaolo-ohjelmisto tehostaa työnkulkua, poistaa tarpeettoman paperityön ja vähentää huomattavasti esimiesten ja henkilöstöhallinnon poissaolojen selvittämiseen käyttämiä tunteja. Se siis säästää aikaa ja samalla mahdollistaa mm. henkilöstöresursseihin liittyvän nopean päätöksenteon.

3. Hanki lomien ja poissaolojen hallinta pilvipalveluna

Jos haluat tehokkaan ratkaisun, niin hanki nopeasti käyttöönotettava selainpohjainen ohjelmisto pilvipalveluna, jonka avulla voit hallinnoida poissaoloja, vuosilomia ja sairauspoissaoloja ajasta sekä paikasta riippumatta. Riittää, että sinulla on selain älypuhelimessa, tabletissa tai tietokoneella. Kun ratkaisu on vielä integroitu, niin se varmistaa, että kaikki vaiheet työnkulussa anomuksesta hyväksyntään hoituu nopeasti ja virheettömästi.

Ratkaisu helpottaa huomattavasti lomien ja poissaolojen suunnittelua sekä hallinnointia. Työntekijä näkee mm. jäljellä olevan lomapäivät ja käytettävissä olevan saldoajan sekä yhteisen kalenterin, jonka avulla oman kalenterin suunnittelu on vaivatonta.

Kun poissaolopyyntö on lähetetty, saa esimies siitä ilmoituksen välittömästi. Luonnollisesti työntekijät haluavat tietää mahdollisimman nopeasti onko heidän pyyntönsä hyväksytty vai hylätty, jotta he voivat jatkaa aikataulujen suunnittelua.

4. Voit hallinnoida myös muita poissaoloja

Varmista, että valitsemasi ohjelmiston avulla voit hallinnoida vuosilomien ja sairauspoissaolojen lisäksi myös muita poissaoloja kuten saldo-, äitiys-, isyys- ja hoitovapaita, palkallisia ja palkattomia vapaita. Lisäksi hyvä varmistaa ohjelmisto on yhteensopiva mm. työajanhallinta- ja tuntikirjausjärjestelmän kanssa, mikäli harjoitat palvelu- ja projektiliiketoimintaa.

5. Helppokäyttöisyys

Kirjaamis- ja hyväksymisprosessi tulisi olla myös mahdollisimman helppokäyttöinen sekä työntekijälle että esimiehelle. Varmista, että työntekijät voivat itse tarkastella omia lomiaan, ja että ohjelmisto huomioi automaattisesti käytössä olevat vuosilomapäivät. Käyttäjäystävällinen ohjelmisto varmistaa myös sen, että se voidaan ottaa käyttöön kustannustehokkaasti ilman erillistä koulutusta.

6. Raportit

Hyvä ohjelmisto tarjoaa myös kattavat raportit ja mittarit, joita mm. johto ja HR-asiantuntijat voivat käyttää vuosilomien ja sairauspoissaolojen seurantaan sekä analysointiin. Reaaliaikainen ratkaisu parantaa mm. työntekijöiden työtyytyväisyyttä sekä vapauttaa yrityksen voimavaroja tuottamaan entistäkin parempaa palvelua asiakkailleen. Sairauspoissaolojen raportointi myös auttaa työnantajaa tehostamaan mm. työkyvyn hallintaa ja varhaista tukea sekä työterveyshuoltoon liittyvien Kela korvausten hakemista.

Lopuksi

Kun hankit tehokkaan loma- ja -sairauspoissaolojen ohjelmiston, niin se vähentää virheitä, säästää esimiesten ja työntekijöiden aikaa ja tehostaa HR-prosesseja. Ja mikä parasta, se säästää kokonaiskustannuksia ja vapauttaa resursseja muuhun liiketoimintaan.

Suosittelemme laajasti käytössä olevaa reaaliaikaista ja selainpohjaista PlanMill Absence -pilviohjelmistoa, joka on kustannustehokas, nopeasti käyttöönotettava sekä käytettävissä ajasta ja paikasta riippumatta.
—–

PlanMill Oy

Kotimainen PlanMill Oy tuottaa käyttäjäystävällisiä selainpohjaisia palveluliiketoiminnan ohjelmistoratkaisuja pilvi- ja On-Premise -pohjaisina. PlanMillin CRM-, PROJECT– ja ERP-ratkaisukokonaisuudet auttavat tehostamaan asiakkuuksien, projektien, HR:n ja talouden kokonaishallintaa sekä parantamaan asiakasyritysten tuottavuutta ja kannattavuutta.

Kaarina Koivuaho
Kaarina Koivuaho
Marketing Specialist

Comments are closed.

KOKEILE 14 PÄIVÄÄ
Suomi