Excel on kätevä työkalu aloittelevalle projekti- ja asiantuntijayritykselle, mutta liiketoimintojen kasvaessa se ei useimmiten enää riitä.
Yrityksen on helppo aloittaa Microsoft Excelillä, ja se onkin käytetyimpiä suunnittelun, seurannan ja analysoinnin työvälineitä. Sen tarjoamaa tietoa on helppo ymmärtää ja sitä voi joustavasti muokata omiin tarpeisiin sopivaksi. Mutta jossain vaiheessa tulee päätepiste, jolloin se ei enää riitä kasvavan yrityksen tarpeisiin.
Vaikka se on helppokäyttöinen raportointi- ja analyysityökalu aloittelevalle yritykselle, niin sitä ei ole suunniteltu yrityksen liiketoimintaprosessien hallinnoimiseen.
Tässä 4 syytä miksi yrityksesi kannattaisi luopua Excelistä.
1. Inhimilliset erehdykset ja virheet
Yksi Excelin suurimmista riskeistä ovat käyttäjien tekemät inhimilliset erehdykset ja virheet. Tällöin sen parhaimmasta ominaisuudesta, nimittäin joustavuudesta tulee kasvava ongelma. Yhtäkkiä se aiheuttaakin jatkuvaa hämmennystä. Alat epäillä tietojen oikeellisuutta. Ja tähän ei riitä kuin yksi vahingossa poistettu numero tai väärin kirjoitettu kaava, joka voi johtaa virheisiin kaikkialla laskentataulukossa. Tämän seurauksena yrityksesi voi menettää rahaa ja maine voi kärsiä.
2. Suorituskykyongelmat
Exceliä ei ole perinteisesti suunniteltu isojen tietomäärien käsittelyyn. Käyttäjät saattavat huomata suorituskykyongelmia tietomäärän kasvaessa. Tämä johtuu siitä, että yrityksillä on kasvava tarve työskennellä suuren tietomäärän kanssa ja yhdistää paljon dataa. Exceliin liittyvä rajoitus ei kuitenkaan ole tallennettavien tietojen määrä, vaan se, että sitä yksinkertaisesti liikaa. Valtavaa tietomäärää on työlästä hallinnoida ja vaikeaa ymmärtää. Sitä ei ole vaan suunniteltu sellaisiin raskaisiin tehtäviin, jotta yritys saisi ymmärrettävän kokonaiskuvan liiketoiminnoista.
3. Se ei integroidu muihin yrityssovelluksiin
Excelin käyttöä rajoittavia puolia on myös se, että se ei usein kytkeydy muihin sovelluksiin, joiden avulla liiketoiminnan hallinnointi olisi helpompaa. Ratkaisuna tähän ovat selainpohjaiset ERP-ohjelmistoratkaisut, joissa on valmiina runsaasti integraatioita. Tästä esimerkkinä on palvelu- ja projektiliiketoiminnan toiminnanohjausjärjestelmä PlanMill ERP, jonka avulla voi hallinnoida asiakkuuksia, tilauksia, projekteja, aikatauluja, työaikaa, kuluja, laskutusta ja taloutta.
Lue lisää: Selainpohjaisen työajanseurannan hyödyt projekti- ja asiantuntijayritykselle
4. Ei sovellu yhteistyöhön
Käyttäjät eivät ole usein tietoisia Excelin rajoituksista, jotka liittyvät yhteistyöhön ja jakamiseen. Asiantuntija- ja projektityrityksessä tapahtuva työ on kuitenkin paljolti yhteistyötä. Näistä esimerkkinä ovat suunnittelu, ennusteet, budjetointi ja raportointi. Näissä tehtävissä Excelin varassa tapahtuva tiimityöskentely voi tehdä yhteistyöstä painajaisen, koska taulukoihin voi livahtaa vääriä tietoja ja kaavat eivät ole kunnossa. Virheiden löytäminen ja korjaaminen on hankalaa, koska historiatietoa muutoksista ei välttämättä löydy. Mikäli virheellistä laskentataulukkoa jaetaan esim. johdolle tai käytetään tehtävien suorittamiseen, se voi tulla pahimmassa tapauksessa yritykselle hyvin kalliiksi.
On aika luopua Excelistä
Excel on luultavasti ollut uskollinen kumppanisi monta vuotta. Ja sehän on viisas valinta ainakin ad-hoc-laskelmiin ja -analyyseihin. Mutta kun yrityksesi kasvaa ja tiedon määrä lisääntyy, taulukkolaskentaohjelma ei enää täytäkään tehtäväänsä. Tämän päätepisteen huomaat viimeistään siitä, kun epäilet virheitä ja et löydä vastausta liiketoimintaa koskeviin kysymyksiin. On siis aika siirtyä monipuoliseen ja luotettavaan järjestelmään, joka havaitsee virheet puolestasi ja auttaa hallinnoimaan ja tehostamaan liiketoimintaasi.
Automaattiset selainpohjaiset ratkaisut
Yhä useammat organisaatiot etsivät Excelin sijasta selainpohjaisia CRM– ja ERP-toiminnanohjausjärjestelmiä, jotka tehostavat liiketoimintaprosesseja. Ne helpottavat asiakkaiden, henkilöstön, projektien, tuntien, kulujen, laskutuksen ja talouden hallintaa. Ja mikä parasta, ne ovat integroitavissa muihin ohjelmiin ja käytettävissä ja missä ja milloin vaan.
Tutustu verkkosivuillamme miten PlanMill voi parantaa yrityksesi tuottavuutta.
Sinua voi kiinnostaa tämä: Pilvipalveluiden hyödyt palveluliiketoiminnan yritykselle
PlanMill Oy tuottaa käyttäjäystävällisiä selainpohjaisia palveluliiketoiminnan ohjelmistoratkaisuja pilvi- ja On-Premise -pohjaisina. PlanMillin CRM-, PROJECT- ja ERP-ratkaisukokonaisuudet auttavat tehostamaan asiakkuuksien, projektien, HR:n ja talouden kokonaishallintaa sekä parantamaan asiakasyritysten tuottavuutta ja kannattavuutta.
Kuva: Spreadsheet Vectors by Vecteezy
