Voiko lomia ja poissaoloja hallinnoida helposti?

Lomien ja poissaolojen hallinta on usein aikaa vievää puuhaa riippumatta siitä, onko kyseessä pieni tai iso yritys. Ratkaisuna tähän on vuosiloma- ja poissaolotietojen hallintaan suunniteltu selainpohjainen ohjelmisto, joka parantaa yrityksen tehokkuutta ja tuottavuutta.

Sähköinen vuosiloma- ja poissaolo-ohjelmisto tehostaa työnkulkua, poistaa tarpeettoman paperityön ja vähentää huomattavasti esimiesten ja henkilöstöhallinnon poissaolojen selvittämiseen käyttämiä tunteja. Se siis säästää aikaa ja samalla mahdollistaa mm. henkilöstöresursseihin liittyvän nopean päätöksenteon.

Poissaolotyypit

Tyypillisesti poissaoloja syntyy, kun työntekijä pyytää työnantajaltaan palkallista tai palkatonta vapaata, jonka työnantaja hyväksyy (tai tarvittaessa hylkää). Syynä poissaolopyyntöön voi olla esim. vuosiloma, sairaus, palkaton poissaolo tai saldovapaa.

Ylimääräinen hässäkkä

Monissa yrityksissä lomat ja poissaolot hallinnoidaan manuaalisesti Excelin, sähköpostien tai jopa paperilomakkeiden avulla. Tällä tavalla kirjattu tieto ei ole kuitenkaan kaikkien saatavilla ja eikä myöskään läpinäkyvää. Näin hoidetut loma- ja poissaolokirjaukset aiheuttavat yleensä hämmennystä. Esimiehet ja henkilöstöhallinto saattavat olla ymmällään käytettävistä henkilöresursseista – kuka on tänään pois ja kuinka kauan? Työntekijät voivat puolestaan taas ihmetellä poissaolopyyntöjen tilaa – onko se hyväksytty vai ei? Eipä siis ihme, jos stressitaso nousee puolin ja toisin.

Joten kuinka vähentää tätä poissaoloihin liittyvää hässäkkää? Tässä on muutamia seikkoja, jotka kannattaa ottaa huomioon.

1. Tee prosessista sähköinen

Tärkein askel yrityksesi kannalta on tehdä prosessista sähköinen, jossa kaikkia keskeisiä poissaolotietoja voidaan hallita yhdessä paikassa ajasta ja paikasta riippumatta.

2. Luovu taulukkolaskentaohjelmasta

Taulukkolaskentaohjelmat ovat erinomaisia työkaluja nopeaan analyysiin, mutta niitä ei ole suunniteltu yrityksen lomien- ja poissaolojen hallinnointia varten. Esimerkiksi Excelin suurimpia ongelmia ovat sen käyttäjien aiheuttamat inhimilliset virheet. Ne johtavat yleensä ylimääräisiin tarkastuksiin ja korjauksiin, ja loppujen lopuksi sekaannuksiin. Jotta välttäisit tämän kaiken, suosittelemme luopumaan Excelistä ja vaihtamaan sen automatisoituun ohjelmaan.

3. Valitse loma- ja poissaolo-ohjelmisto

Kun valitset kustannustehokkaan ja nopeasti käyttöönotettavan selainpohjaisen loma- ja poissaolo-ohjelman, niin voit käyttää sitä ajasta ja paikasta riippumatta älypuhelimella, tabletilla tai tietokoneella. Integroitu kokonaisratkaisu varmistaa, että kaikki tarvittavat vaiheet työnkulussa suoritetaan oikein poissaolon luomisesta hyväksymiseen. Tarvittaessa ohjelma antaa myös muistutuksia, jos joitain vaiheita jää tekemättä.

Ratkaisu helpottaa huomattavasti lomien ja poissaolojen suunnittelua sekä hallinnointia. Työntekijä näkee mm. jäljellä olevan lomapäivät ja käytettävissä olevan saldoajan sekä yhteisen kalenterin, jonka avulla oman kalenterin suunnittelu on vaivatonta.

Kun poissaolopyyntö on lähetetty, saa esimies siitä ilmoituksen välittömästi. Luonnollisesti työntekijät haluavat tietää mahdollisimman nopeasti onko heidän pyyntönsä hyväksytty vai hylätty, jotta he voivat jatkaa aikataulujen suunnittelua.

Kaiken kaikkiaan, sähköinen ratkaisu nopeuttaa ja selkeyttää lomien ja poissaolojen hallinnointiprosessia, koska se lyhentää sitä useista päivistä muutamaan minuuttiin. Tämä vähentää myös edestakaisin sopivia päivämääriä koskevia sähköpostiviestejä. Samalla ratkaisu antaa johdolle lisäaikaa keskittyä liiketoiminnan kasvuun ja kehittämiseen. Tähän auttavat myös kattavat raportit ja indikaattorit, joita voidaan käyttää pohjana liiketoiminnan ennusteille ja vertailuarvoille.

Joten, vältä resurssiongelmat ja vähennä esimiesten, henkilöstöhallinnon työmäärää hankkimalla sähköinen loma- ja poissaolo-ohjelmisto. Pidä kuitenkin mielessä, että valitsemasi ratkaisu on tärkeä yrityksesi liiketoiminnalle. Suosittelemme laajasti käytössä olevaa selainpohjaista PlanMill Absence -ohjelmistoa, joka on kustannustehokas, nopeasti käyttöönotettava sekä käytettävissä ajasta ja paikasta riippumatta.

Lopuksi

Selainpohjainen lomien ja poissaolojen ratkaisu eliminoi kalliit ja tarpeettomat paperityöt, vähentää virheitä sekä säästää kustannuksia että aikaa. Ratkaisu parantaa mm. työntekijöiden työtyytyväisyyttä sekä vapauttaa yrityksen voimavaroja tuottamaan entistäkin parempaa palvelua asiakkailleen.

Lue myös artikkeli: Hallinnoi poissaoloja tehokkaasti PlanMill Absencen avulla

PlanMill Oy

Kotimainen PlanMill Oy tuottaa käyttäjäystävällisiä selainpohjaisia palveluliiketoiminnan ohjelmistoratkaisuja pilvi- ja On-Premise -pohjaisina. PlanMillin CRM-, PROJECT- ja ERP-ratkaisukokonaisuudet auttavat tehostamaan asiakkuuksien, projektien, HR:n ja talouden kokonaishallintaa sekä parantamaan asiakasyritysten tuottavuutta ja kannattavuutta.

Facebooktwittergoogle_pluslinkedin