PlanMill - PlanMill Email Capture

PlanMill Email Capture

Tyyppi: PlanMill Optio (maksullinen). Liitettävissä PlanMill CRM, Project, PSA ja ERP –tuotteisiin.

YLEISTÄ TUOTTEESTA

PlanMill Email Capture on helppokäyttöinen ja nopeasti käyttöönotettava ratkaisu, jonka kautta voidaan automatisoida sähköpostien sisäänluku PlanMill-järjestelmään (Action ja Request). PlanMill Email Capture avulla voidaan merkittävästi tehostaa mm. asiakas-, tukipalvelu ja muutoshallinta (project related change requests) prosesseja sekä niihin liittyvää viestintää.

Ratkaisu sisältää mm. eri osoitteista tulevien (esim. sales, info ja support) sähköpostien automaattisen sisäänluvun, ennalta määriteltyjen vastausviestin lähettämisen (pre-written auto reply messages) sekä yritys- ja kontaktien tietojen perustamisen automaattisesti.

DEMO

Email Capture on maksullinen lisäpalvelu, joka tukee myynnin ja asiakaspalvelun toimintaa, sekä projektiviestintää.

PlanMill optiot vauhdittavat liiketoimintaasi. Tämä web-pohjainen ratkaisu on kaikkien käytettävissä PlanMill Cloud ja On-Premise asiakkaita.

Tutustu ensimmäisenä uusien tuotteidemme ominaisuuksiin!

TÄRKEIMMÄT TOIMINNOT

PlanMill Email Capture -päätoiminnot

Sähköpostista luodaan uusi palvelupyyntö (Request) tai toimenpide (Action)
Sähköposti liitetään olemassa olevaan palvelupyyntöön tai toimenpiteeseen otsikon tai tunnuksen perusteella. vastaanottajalle voidaan lähettää automaattinen vastausviesti (auto reply) sisältäen ennalta määritellyn sisällön
Postit luetaan PlanMilliin noin 5 minuutin välein (minimi), riippuen sovituista asetuksista

PlanMill Email Capture -toiminnon käyttö: Palvelupyynnöt (Requests)

Sähköposteista luodaan uusi palvelupyyntö, jos samalla otsikolla (tai otsikossa olevalla ID:llä) ei löydy vielä palvelupyyntöä (FW:, RE:, VS: jne. alkuliitteitä ei huomioida)

Jos samalla ID:llä tai otsikolla löytyy jo palvelupyyntö:

Kohdistetaan uusi saapunut sähköposti siihen
Sähköposti näkyy palvelupyynnön yhteenvetosivulla ja listanäytössä (vilkkuva kirjekuori)
Mikäli palvelupyyntö oli valmistunut, kun siihen tuli uusi sähköposti, se avautuu uudelleen

Viestien kohdistaminen oikeaan palvelupyyntöön:

Sähköpostiviestin otsikkoon pitää laittaa ID 1234, tai - ID 1234 alkuun, jos haluaa varmistua siitä että viesti päätyy oikean palvelupyynnön alle jos samalla otsikolla olevia viestejä on paljon.
Jos asiakas on saanut automaattivastausviestin lähettämäänsä sähköpostiin tai jos hänelle lähetetään vastaus palvelupyynnön sähköpostitoiminnoilla, asiakas saa viestin otsikkoon ID:n automaattisesti ja voi vastata samalla otsikolla helposti.
Jos viesti on päätynyt väärän palvelupyynnön alle, se voidaan siirtää oikeaan palvelupyyntöön (ja luoda tarvittaessa samalla uusi pyyntö) muokkaamalla sitä palvelupyynnön yhteenvetosivulla.

Roskaposti ja Tietoturva

Roskaposti ja tietoturva: varmista sähköpostipalveluntarjoajasi ohjeista kuinka heillä on hoidettu tai kuinka sinua kehotetaan hoitamaan roskapostien suodatus ja muu tietoturvallisuus, mm. IMAP-protokollan käyttöön liittyen.

PlanMill tekee perussuodatuksen posteille, joita luetaan sisään (perustuen sähköpostien otsikossa oleviin sanoihin), mutta varsinainen roskapostisuodatus on sähköpostitilisi vastuulla.

Palvelut

PlanMillin kattavat palvelut sisältävät tuki-, käyttöönotto-, räätälöinti- ja koulutuspalvelut yrityksesi yksilöllisiin tarpeisiin. Jos haluat saada lisätietoja PlanMill optioista, ota yhteyttä osoitteeseen sales@planmill.com